a. Definisi Paperless Administration
Ø Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :
Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama denganmencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas. Paperless adalah kebijakanpengurangan kertas dalam kegiatan administrasi..
suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang ini.
Paperless office berarti mempermudah dan mempercepat perputaran informasi. Hal itu dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan informasi menjadi sebuah pengetahuan yang mengurangi overhead yang terjadi untuk pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan.
(http://www.geocities.com/bukukmhdi/bpo11.html)
Ø Paperless. Efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan electronic mail (email), lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan adanya efisiensi ini pelayanan kepada masyarakat akan lebih cepat dan terpadu (integrated). (http://jsofian.wordpress.com/2007/05/02/pangkalpinang-education-cyber-city-pecc/)
b. Mengapa Paperless administration diperlukan?
Budaya paperless (tidak menggunakan kertas) masih sangat tidak diakomodasi dalam berbagai aktivitas administrasi publik pemerintahan maupun di dunia pendidikan. Sangat begitu banyak lembar-lembar kertas yang dipergunakan dalam sebuah urusan administrasi maupun hal lain. Wajar saja bila kemudian terlalu banyak pepohonan yang ditebangi untuk kebutuhan menyediakan kertas.
Negeri ini pun akhirnya berlomba untuk mendirikan pabrik pulp dan kertas, lalu kemudian meminta jutaan hektar lahan hutan untuk ditanami akasia, sengon dan leda. “Ini untuk memenuhi kebutuhan kertas dunia” ujarnya. Tak pernah dipedulikan penderitaan rakyat akibat polusi udara (termasuk bau hidrogen sulfida) dan polusi air di sekitar pabrik. Tak pernah dipedulikan bencana ekologi yang terjadi akibat pembukaan hutan tanaman.
Pelayan publik negeri ini hanya sibuk dengan sebuah kepentingan politik kelompok. Pernyataan di depan publik untuk menghentikan tayangan mistis dan agar terjadi pembelajaran di alam bukanlah sebuah hal yang akan diingat tiga menit setelahnya. Sistem e-gov hanyalah sebuah proyek. Budaya paperless tak akan pernah menjadi budaya di hari esok, karena tak pernah diberikan ruang oleh pelayan publik yang masih memegang kuasa atas negeri ini.
(http://timpakul.hijaubiru.org/kertas-4.html)
Paperless administration diperlukan karena pada masa sekarang ini, dapat kita rasakan secara bersama-sama bahwa bumi ini semakin tidak menentu, terutama dalam hal cuaca, iklim ataupun banyaknya bencana alam yang terjadi di seantero belahan dunia. Akhir 2007 lalu sebuah perhelatan akbar digelar di Bali Indonesia, membahas masa depan bumi yang terancam pemanasan global. Salah satu isu utama yang menjadi fokus perhatian masyrakat dunia adalah upaya pengurangan kertas guna membantu melestarikan sumberdaya hutan. Semua masyarakat di dunia termasuk Indonesia sepakat bahwa penggunaan kertas yang tidak terkontrol telah mendorong percepatan laju degradasi hutan. Maka jika di terjemahkan dalam dunia teknologi digital masa kini, isu ini adalah indikasi bahwa dunia sepakat untuk meninggalkan kertas sebagai media untuk menyimpan dokumentasi dan beralih ke e-document.
Sejumlah perangkat penyimpan data elektronik kini mudah diperoleh karena telah dijual bebas.Flash Drive , keping cakram padat (CD) atau hardisk portable. Semuanya di desain untuk memudahkan penggunaanya dimana pun. Orang dapat membawanya ke mana saja. Data dapat di baca saat kapanpun diperlukan. Pilihan ini sangat mendukung kondisi masyarakat dengan mobilitas tinggi serta secara tidak langsung mengurangi penggunaan kertas sebagai media penyimpan data. Maka bukan tidak mungkin, paperless di Indonesia bisa menjadi kenyaataan. Contohnya adalah penyimpan data USB
Kepraktisan dan kecepatan kerja alat penyimpan data tadi, juga turut mendorong semakin banyaknya pembaca yang mendokumentasikan bahan bacaan dalam bentuk softfile. Dengan demikian mereka lebih mudah untuk melakukan transaksi informasi, baik antar pribadi, antar komunitas maupun antar negara. Sehingga berita online yang disajikan dalam bentuk data elektronik akan menjadi pilihan pertama pembaca masa depan. Tetapi hal ini tidak berarti dokumen konvensional seperti koran, majalah dan buku akan hilang begitu saja. Semua ada masanya. (Tulisan ini adalah bagian dari sebuah buku berjudul : Journalisme On The Net- Antara Realita).
c. Bagaimana cara menerapkan Paperless Adinistration dalam kegiatan perkantoran?
Sekarang ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim kertas, Paperless Office. Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.
Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office. Mari kita coba dengan cara sederhana.
1) Informasi di Intranet
Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser.
Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware
2) Bye-bye Fax
Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat. Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.
3) Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.
4) TIFF/PDF-kan Dokumen anda
Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF.
Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.
Perubahan merupakan sesuatu yang sulit diterapkan setelah terbiasa dengan budaya kerja sehari-hari. Gerakan ini harus melibatkan semua orang di kantor dan memakan waktu yang tidak sebentar. Jadikanlah ini sebagai sebuah budaya kerja sehat dan Paperless office akan menjadi kenyataan. Dikutip dari:
http://kamaruddin.jajanmedan.com/2007/09/10/paperless-office-kantor-minim-kertas/.
Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.
Beberapa contoh dari digitalisasi dokumen, antara lain adalah:
1. Mengubah kebiasaan dari menulis di atas kertas ke mengetik di komputer.
2. Konversi print out dengan scanner.
3. Penggunaan kamera digital.
4. Pemakaian iPod atau MP4 untuk perekaman suara.
5. Email menggantikan surat/fax/memo.
6. Blog dan website sebagai alternatif dari brosur, leaflet dan katalog.
7. Buku menjadi ebook.
8. Absensi pegawai dengan kartu atau finger print.
Namun perkembangannya, ide radikal ini kurang meluas. Hal ini karena:
1. Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya.
2. Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.
3. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.
(The Ideas Eater, Arifin Novariadi)
Dikutip dari: http://arifinnovariadi.blogspot.com/2008/04/paperless-office.html
